Einwilligungserklärung
Hiermit willige ich in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten im untenstehenden Umfang und für die dort genannten Zwecke durch den Verantwortlichen ein. Dabei gelten folgenden Bedingungen, die nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zu gewährleisten sind.
1. Personen
a. Verantwortlicher für die Verarbeitung meiner Daten ist
Der Präsident der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
praesident@uni-hamburg.de
b. Ansprechperson dort ist für die Fragen zur Verarbeitung
Dr. Ute Willhöft
docata.uhh@uni-hamburg.de
c. Der/die Datenschutzbeauftragte ist
Datenschutzbeauftragte:r der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
datenschutz@uni-hamburg.de
2. Zweck
Meine Daten werden ausschließlich für folgenden Zweck verarbeitet:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Antragstellung auf Zulassung zum Promotionsverfahren, Aktualisierungen während der Promotionsphase und der Antragstellung auf Eröffnung des Promotionsverfahrens von Ihnen erhalten haben. Zudem verarbeiten wir – soweit dies im Rahmen der Erfüllung des Promotionsverfahrens erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von Dritten erhalten (z. B. von den zuständigen Promotionsausschüssen, Betreuer/innen, Gutachter/innen, Prüfungskommissionsmitgliedern, Gerichten, Behörden, Ämtern).
Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten in einer automatisierten elektronischen Akte überwiegend gespeichert werden. Die von Ihnen in Papierform eingereichten Antragsunterlagen (z. B. Qualifikationspapiere, Legitimationsdaten) werden in Ihrer Promotionsakte aufbewahrt.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 EU-DSGVO) erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Promotionsverfahrens, unter Berücksichtigung des Art. 88 EU-DSGVO. Der Zweck der Verarbeitung richtet sich in erster Linie nach den Anforderungen der Durchführung der Promotion, der Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Ämtern, Behörden und Aufsichtsinstitutionen, auf Grundlage einer rechtlichen Basis.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten darüber hinaus zur Wahrung unseres berechtigten Interesses von uns oder berechtigter Interessen von Dritten. Beispielsweise:
- Gewährleistung der Promovierendenorganisation,
- Erstellung von (universitätsinternen) Statistiken und Berichten,
- Prüfung und Optimierung von Verfahren,
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
3. Personenbezogene Daten
Von meinen personenbezogenen Daten werden folgende Datenarten verarbeitet:
Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten, Hochschulzugangsberechtigung), Qualifikationspapiere (z. B. Zeugnisse, Bewertungen und sonstige Ausbildungsnachweise), Daten im Zusammenhang mit dem Promotionsprüfungsverfahren (z. B. Gutachten und andere relevante für das Promotionsprüfungsverfahren Daten).
4. Empfänger/ Kategorien von Empfängern
Meine personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger übermittelt:
Innerhalb der Universität Hamburg erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Promotionsverfahrens und gesetzlicher Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen z. B. in der Kategorie IT-Dienstleistungen.
Von der Universität Hamburg dürfen Ihre Angaben für verwaltungsinterne Zwecke auch mit Namen und Anschrift verwendet werden. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt auch für die Stellen und Personen, denen Einzelangaben weitergeleitet werden.
5. Dauer der Speicherung
Meine personenbezogenen Daten werden für folgende Dauer gespeichert:
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Promotion. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus Archivordnung und der Promotionsordnung ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen dreißig Jahre für Promotionen und Studierendenakten. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können. Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Promotionsverfahrens erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.
Anschließend werden sie gelöscht bzw. so anonymisiert, dass eine Zuordnung zu meiner Person nicht mehr möglich ist.
6. Meine Rechte
Ich habe folgende Rechte:
a. Freiwilligkeit
Ich kann nicht gezwungen oder gedrängt werden, meine Einwilligung zu erklären oder aufrecht zu erhalten.
b. Widerrufsrecht
Ich kann jederzeit meine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies kann mündlich oder per E-Mail erfolgen. Gegebenenfalls muss ich meine Identität nachweisen. Ab Zugang der Erklärung dürfen meine Daten nicht weiterverarbeitet werden. Sie sind unverzüglich zu löschen. Die bisherige Verarbeitung bleibt jedoch hiervon unberührt.
c. Auskunftsrecht
Ich habe nach Art. 15 EU-DSGVO ein Auskunftsrecht gegenüber dem Verantwortlichen.
d. Recht auf Berichtigung
Ich kann nach Art. 16 EU-DSGVO die Berichtigung fehlerhafter Daten vom Verantwortlichen verlangen.
e. Löschung
Ich habe ein Recht auf Löschung meiner personenbezogenen Daten bzw. ein „Recht auf Vergessenwerden“ nach Art. 17 EU-DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.
f. Einschränkung der Verarbeitung
Ich habe das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten nach Art. 18 EU-DSGVO zu verlangen.
g. Beschwerderecht
Ich habe das Recht, Beschwerde gegen die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zu erheben.