hinweis
Bewerber zur Promotion müssen sich in Docata registrieren.
Bereits zugelassenen Promovierende, Gutachtende und Mitglieder von Prüfungskommissionen nutzen direkt den Login für den Zugang zu Docata.
Datenschutzhinweis
Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben einen Überblick über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten als Promovierender bzw. Promovierende.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden.
Verantwortliche Stelle ist:
Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
Tel.: +49 42838-0
Sie erreichen die bzw. den Datenschutzbeauftragte:n unter:
E-Mail: datenschutz@uni-hamburg.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Promotion von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit dies im Rahmen der Erfüllung des Promotionsverfahrens erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von Dritten erhalten (z. B. von Gerichten, Behörden, Ämtern oder Versicherungen).
Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und –ort und Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten, Hochschulzugangsberechtigung) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe), Versicherungsdaten (z.B. Sozialversicherungsnummer), Qualifikationspapiere (z.B. Zeugnisse, Bewertungen und sonstige Ausbildungsnachweise), biometrische Daten (z.B. Fingerabdrücke), Daten im Zusammenhang mit der Leistungserbringung (z.B. Prüfungen).
Darüber hinaus können dies auch Daten aus Logfiles, zur Überwachung der Internet- und E-Mail-Nutzung (soweit zulässig) und dem Zugang zu IT-Kernsystemen, sein.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), dem Landesdatenschutzgesetz Hamburg (HmbDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die auf ihre Promotion und ihr Promotionsstudium Anwendung finden können (Immatrikulationsordnung, Promotionsprüfungsordnungen, Promotionsstudienordnungen, Nutzungsordnungen, Satzungen der Universität Hamburg u. a.).
Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 EU-DSGVO) erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Promotion, unter Berücksichtigung des Art. 88 EU-DSGVO.
Der Zweck der Verarbeitung richtet sich in erster Linie nach den Anforderungen der Durchführung des Promotionsstudiums (Prüfungen, Rückmeldung, Sozialversicherungen, Beiträgen, Erbringung der von Studienleistungen), der Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Ämtern, Behörden und Aufsichtsinstitutionen, auf Grundlage einer rechtlichen Basis.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten darüber hinaus zur Wahrung unseres berechtigten Interesses von uns oder berechtigter Interessen von Dritten. Beispielsweise:
- Gewährleistung der Studienorganisation, Prüfung und Optimierung von Verfahren,
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung,
- Risikosteuerung innerhalb der Hochschule.
Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass Sie im Studium eine Straftat begangen haben, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Zudem unterliegen wir als Hochschule diversen rechtlichen Verpflichtungen sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. Behörde für Wissenschaft, Forschung und Gesundheit). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem Maßnahmen zur Identitäts- und Altersprüfung, die Erfüllung statistischer Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.
4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der Hochschule erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Studiums und gesetzlicher Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik sowie Druckdienstleistungen.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der Hochschule ist zunächst zu beachten, dass wir die geltenden Datenschutzvorschriften beachten. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
- Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Ämter, Behörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Promotion.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus Archivordnung und der Prüfungsordnung ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis dreißig Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Studiums erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums -EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihres Promotionsverhältnisses erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen Ihrer Promotion müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung ihrer Promotion erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Durchführung der Promotion ablehnen müssen.
Insbesondere sind wir nach aufsichtsrechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung des Promotionsverhältnisses beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Wir nutzen automatisierte Verarbeitungsprozesse zur Informationsbereitstellung und insbesondere Erinnerung an die Einhaltung von Fristen im Zulassungs- und Promotionsprüfungsverfahren.
10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?
Ihre Daten werden nicht für die Profilbildung (Scoring) genutzt.
11. Information über Ihr Widerspruchsrecht
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund einer Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse und einer Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte gerichtet werden an:
Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg